¡No más secretos! Te contamos para qué sirve cada herramienta de Microsoft 365

Microsoft 365 se enfoca en ofrecer una solución completa y unificada que abarca servicios en la nube y herramientas de colaboración como Teams, OneDrive y más. Este conjunto de herramientas mejora la eficiencia y la colaboración en diversos campos laborales, desde el desarrollo de software hasta el marketing y la gestión de clientes y proveedores. Además, permite el trabajo remoto y flexible, facilitando la adaptación a nuevas formas de trabajo. La integración de Copilot en Microsoft 365 utiliza inteligencia artificial para asistir en diversas tareas, proporcionando sugerencias contextuales y automatizando procesos para mejorar la productividad.

 

El nombre "Microsoft 365" se adoptó en 2020 para reflejar mejor la evolución del producto Office 365, que solo contaba con las aplicaciones tradicionales de Word, Excel y PowerPoint. El cambio de nombre a "Microsoft 365" subraya la integración de una gama más amplia de servicios y características, incluyendo herramientas de productividad, colaboración y seguridad.

¿Cuánto conocés sobre las herramientas de Microsoft 365? En esta nota técnica, proporcionaremos una descripción detallada de las principales herramientas disponibles como OneNote, Outlook, Sharepoint, PowerPoint, y Planner, para que puedas aprovechar al máximo sus características y optimizar tu trabajo diario.

One Note

OneNote es una aplicación completa y versátil para la toma de notas digitales. Permite organizar información en cuadernos, secciones y páginas. Admite diversos formatos de contenido, como texto, imágenes, grabaciones de audio y video. Ofrece sincronización en tiempo real entre dispositivos. Se integra eficientemente con otras aplicaciones de Microsoft 365, facilitando la colaboración y el acceso a la información desde cualquier lugar. La integración de Copilot en OneNote utiliza inteligencia artificial para asistir en la toma de notas, proporcionando sugerencias contextuales, resumiendo información y ofreciendo enlaces relevantes.

Excel

Excel en Microsoft 365 es una potente aplicación de hoja de cálculo para el análisis de datos. Ofrece funciones avanzadas de cálculo y un amplio conjunto de fórmulas para realizar operaciones complejas. Permite la creación de gráficos y tablas dinámicas para visualizar datos efectivamente. Proporciona herramientas de análisis de datos como Power Query y Power Pivot. Excel permite la colaboración en tiempo real y la coautoría, mejorando la productividad y la eficiencia. Copilot integrado en Excel maximiza la productividad proporcionando sugerencias contextuales, automatizando tareas repetitivas y generando análisis avanzados de datos.

PowerPoint

PowerPoint en Microsoft 365 es una herramienta esencial para la creación de presentaciones dinámicas y visuales. Permite diseñar diapositivas con plantillas y temas personalizables. Incluye transiciones y animaciones avanzadas, así como la integración con elementos multimedia. Facilita la colaboración en tiempo real y la coautoría, mejorando la eficiencia en proyectos de equipo. Copilot integrado en PowerPoint asiste en la creación de presentaciones, sugiriendo diseños de diapositivas, generando contenido y adaptando transiciones y animaciones para mejorar la fluidez.

Word

Word en Microsoft 365 es un procesador de textos potente y versátil para la creación y edición de documentos. Permite dar formato a textos de manera profesional con una variedad de herramientas de edición y estilos. Incluye revisión ortográfica y gramatical, la posibilidad de insertar imágenes, tablas y gráficos, y el uso de plantillas para diferentes tipos de documentos. Facilita la colaboración en tiempo real y la coautoría, mejorando la eficiencia en equipos de trabajo. Copilot integrado en Word proporciona sugerencias contextuales, correcciones gramaticales y estilísticas, y genera resúmenes y recomendaciones para enriquecer el texto.

Outlook

Outlook en Microsoft 365 es una aplicación integral para la gestión de correos electrónicos y calendarios. Permite gestionar múltiples cuentas de correo, sincronización en tiempo real con calendarios y contactos, y herramientas de búsqueda. Ofrece integración con otras aplicaciones de Microsoft 365, mejorando la productividad y la organización. Copilot en Outlook asiste en tareas de correo, como redacción de correos, automatización de respuestas y organización de la bandeja de entrada. Sugiere respuestas, programa correos y prioriza mensajes importantes.

To-Do

Microsoft To-Do en Microsoft 365 es una aplicación para la gestión de tareas. Permite crear listas de tareas y subtareas, asignar fechas de vencimiento y recordatorios automáticos. Se integra con Outlook para sincronizar tareas y eventos de calendario. Su interfaz facilita la gestión rápida y efectiva de las tareas. Copilot en To-Do sugiere la priorización de tareas y recordatorios basados en patrones de uso y urgencia.

Planner

Planner en Microsoft 365 es una herramienta de planificación de proyectos que facilita la gestión visual de tareas mediante tableros Kanban. Permite organizar y asignar tareas, seguir el progreso y establecer fechas de vencimiento y prioridades. Se integra con Microsoft Teams y otras aplicaciones de Microsoft 365. Copilot en Planner sugiere planes basados en proyectos anteriores, asigna tareas automáticamente y proporciona notificaciones y recordatorios para cumplir con los plazos.

Stream

Stream en Microsoft 365 es una plataforma de video empresarial para crear, almacenar y compartir contenido multimedia. Permite realizar transmisiones en vivo, grabar eventos y almacenar videos en la nube. Incluye la generación automática de subtítulos y la posibilidad de realizar búsquedas dentro del contenido de los videos. Copilot en Stream utiliza inteligencia artificial para mejorar la gestión de videos, generando subtítulos precisos y permitiendo búsquedas exhaustivas dentro de los videos.

Whiteboard

Whiteboard en Microsoft 365 es una pizarra digital colaborativa para la creatividad y la productividad en equipos de trabajo. Permite dibujar, hacer anotaciones y agregar notas adhesivas en tiempo real. Incluye plantillas predefinidas, colaboración simultánea de múltiples usuarios e integración con Microsoft Teams. Copilot en Whiteboard ofrece sugerencias inteligentes, organiza ideas y proporciona recordatorios automáticos para tareas importantes.

Forms

Forms en Microsoft 365 es una herramienta para la creación de encuestas y formularios. Permite diseñar encuestas personalizadas, cuestionarios interactivos y formularios detallados con diversos tipos de preguntas. Proporciona análisis de respuestas en tiempo real y se integra con Excel para un análisis más exhaustivo. Copilot en Forms sugiere tipos de preguntas, optimiza la estructura de las encuestas y analiza respuestas para identificar patrones y tendencias.

OneDrive

OneDrive en Microsoft 365 es una solución de almacenamiento en la nube que permite guardar, sincronizar y compartir archivos. Ofrece colaboración en tiempo real y coautoría de documentos. Incluye herramientas de seguridad como cifrado de datos y control de versiones. Se integra con otras aplicaciones de Microsoft 365, mejorando la productividad y el flujo de trabajo en equipo. Copilot en OneDrive utiliza inteligencia artificial para gestionar y organizar archivos de manera automática, sugiriendo estructuras de carpetas óptimas y etiquetando documentos importantes. Además, Copilot ayuda a predecir qué archivos pueden ser necesarios en reuniones futuras, facilitando el acceso rápido a información relevante.

SharePoint

SharePoint en Microsoft 365 es una plataforma de colaboración y gestión de contenido. Facilita la creación de sitios de equipo y bibliotecas de documentos para organizar y acceder a información. Incluye flujos de trabajo automatizados y herramientas de búsqueda avanzada. Ofrece opciones de personalización y se integra con otras aplicaciones de Microsoft 365, mejorando la colaboración y la productividad en el entorno laboral. Copilot en SharePoint utiliza inteligencia artificial para optimizar la gestión de contenido, sugiriendo estructuras de organización eficientes y facilitando la búsqueda de información relevante. Además, Copilot ayuda a predecir las necesidades de información y agiliza la creación de documentos colaborativos.

Viva Engage

Viva Engage en Microsoft 365 es una plataforma de comunicación y participación para conectar y colaborar entre empleados. Permite el intercambio de ideas y recursos, fomentando la cultura organizacional. Incluye integración con Microsoft Teams y otras aplicaciones de Microsoft 365. Viva Engage ofrece herramientas para la creación de comunidades y grupos de interés, mejorando la experiencia del usuario. Copilot en Viva Engage utiliza inteligencia artificial para facilitar la interacción entre los empleados, sugiriendo temas de discusión relevantes y destacando contenido importante dentro de las comunidades. Además, proporciona análisis de participación y recomienda formas de aumentar la colaboración y el compromiso dentro de la plataforma.

Microsoft Defender

Microsoft Defender en Microsoft 365 es una solución integral de seguridad que protege contra amenazas cibernéticas. Ofrece protección avanzada contra malware, análisis de comportamiento y gestión de riesgos de seguridad. La integración con Copilot en Microsoft Defender potencia sus capacidades, proporcionando alertas inteligentes y recomendaciones de seguridad personalizadas. Copilot analiza patrones de amenazas y sugiere medidas proactivas para mitigar riesgos, además de automatizar la respuesta a incidentes, lo que mejora la protección y la eficiencia operativa.

Microsoft MFA

Microsoft Multi-Factor Authentication (MFA) es una capa adicional de seguridad que requiere dos o más formas de verificación para acceder a cuentas y datos. Esta herramienta protege contra accesos no autorizados solicitando, además de la contraseña, un segundo factor de autenticación, como un código enviado al teléfono móvil o una notificación en una aplicación de autenticación. Copilot en Microsoft MFA utiliza inteligencia artificial para analizar patrones de acceso y detectar comportamientos anómalos. Puede sugerir configuraciones óptimas de seguridad y alertar a los usuarios sobre posibles intentos de acceso no autorizados, mejorando la protección general del ecosistema Microsoft 365.

 

Microsoft 365 ofrece una amplia gama de herramientas diseñadas para mejorar la productividad y la colaboración. Cada aplicación tiene características específicas que se adaptan a diferentes necesidades y escenarios de uso, proporcionando una solución integral para la gestión y ejecución de tareas diarias. Con la integración de Copilot, estas herramientas se vuelven aún más poderosas, permitiendo a los usuarios optimizar sus flujos de trabajo y tomar decisiones informadas gracias a la inteligencia artificial. Possumus tiene un amplio set de trainings para que puedas utilizar las herramientas de Microsoft en su totalidad y así, potenciar la productividad al máximo. No dudes en contactarnos para saber más.

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